Was früher als „betriebliches Vorschlagswesen“ ein etwas angestaubtes Image pflegte, hat sich in den vergangenen Jahren in vielen Unternehmen zu einem modernen und vielseitigen Prozess des Ideenmanagements entwickelt. Grund hierfür ist einerseits die Erkenntnis, dass ein wirkungsvoll gestaltetes Ideenmanagement einen wesentlichen Beitrag zur Unternehmenskultur und Wertschätzung leistet, indem die Mitarbeitenden in die Entwicklung des Unternehmens eingebunden und auf Augenhöhe gehört werden. Andererseits können gute Ideen nicht nur zu immateriellen Verbesserungen führen, sondern auch beträchtliche finanzielle Vorteile für das Unternehmen bewirken. Dabei lebt ein solches Ideenmanagement-System auch vom Anreiz für die Mitarbeitenden, deren Ideen in Form von finanziellen oder sonstigen Incentives belohnt werden.
Das klassische Ideenmanagement zielt auf jede Anregung aus dem Kreis der Mitarbeitenden, aus der das Unternehmen einen Nutzen ziehen kann. In der Regel stehen dabei Arbeitsmethoden und Produktivität im Vordergrund. Das Ideenmanagement kann aber gleichermaßen im Rahmen spezieller Programme für andere Themen genutzt werden, insbesondere für die Stärkung der Nachhaltigkeit im Unternehmen. Ob das Unternehmen klein, groß oder mittelständisch ist, spielt keine Rolle. Die Grundsätze, um einem solchen Programm zum Erfolg zu verhelfen, sind dabei im Wesentlichen dieselben:
// Es sollte definiert sein, welchen Zweck das Programm verfolgt (zum Beispiel Nachhaltigkeit, Schonung natürlicher Ressourcen, Energieeinsparung etc.), ob es auf Dauer oder nur befristet aufgelegt wird, welche Anforderungen an eine Idee/einen Verbesserungsvorschlag allgemein gestellt werden und was gerade keinen Verbesserungsvorschlag darstellt (zum Beispiel unternehmerische Entscheidungsfindung oder Entwicklung von Verbesserungen, wenn dies zu den normalen Arbeitsaufgaben gehört).
// Der Prozess der Ideeneinreichung sollte einfach gestaltet sein, um die Hemmschwelle für eine Beteiligung niedrig zu halten. Die Ideen sollten beispielsweise per E-Mail, in einem gängigen Software-Tool oder in einen Briefkasten direkt eingebracht werden können ohne Filterung durch Vorgesetzte. Dabei kann ein Formular zur Verfügung gestellt werden, das die mitzuteilenden Informationen (gegebenenfalls mit Beispielen) konkretisiert, insbesondere: Was beinhaltet die Idee? Wie kann sie umgesetzt werden? Worin liegt ihr Nutzen/Vorteil? Diese Mindestbeschreibung ist notwendig, um die Idee möglichst objektiv bewerten zu können.
// Die mit der Bewertung der Ideen befassten Personen sollten neutral und im Unternehmen als Förderer von Ideen anerkannt sein. Ob ein Ideenmanager oder eine Ideenkommission oder beides eingerichtet wird, hängt von der Größe des Unternehmens und dem Programmzweck ab. Sichtet ein Ideenmanager die Ideen vor und gibt sie dann an eine bewertende Kommission weiter, hat das den Vorteil, dass die Ideen anonym eingebracht werden können. Dies gewährleistet größtmögliche Objektivität.
// Das Bewertungssystem sollte so transparent wie möglich sein, um Vertrauen zu schaffen. Dafür sollten vorab Kriterien definiert werden, gegebenenfalls verbunden mit einem Punkteschema. Allerdings geht es auch deutlich weniger komplex. Im Falle einer paritätisch besetzten Kommission (Arbeitgeber- und Arbeitnehmervertreter) muss ihre Entscheidung nur billigem Ermessen entsprechen, ohne dass feste Bewertungskriterien vorab definiert sind.
// Dem Ideengeber sollte mitgeteilt werden, dass und wieso eine Idee nicht weiterverfolgt wird. Dieser Schritt stärkt maßgeblich die Akzeptanz eines Programms und hält die Motivation der Mitarbeitenden aufrecht, weiterhin Ideen einzureichen.
// Welche Prämien für gute Vorschläge „winken“, sollte als Motivator vorab bekannt sein. Messbare finanzielle Einsparungen werden häufig mit einem prozentualen Anteil bezogen auf die Einsparungen im ersten Jahr der Ideennutzung belohnt (10 bis 30 Prozent, gegebenenfalls gedeckelt). Nicht messbare Verbesserungen können durch finanzielle Pauschalprämien in Abhängigkeit vom Grad des Nutzens der Idee (insbesondere bei unbefristeten Programmen) oder durch themenbezogene Prämien (insbesondere bei befristeten Programmen) gekürt werden. Gerade bei befristeten Programmen zur Nachhaltigkeit lässt sich an E-Bikes, Bahngutscheine und ähnliches denken.
Neben den praktischen Erfolgsfaktoren für ein Programm sind auch rechtliche Aspekte zu berücksichtigen:
// Soweit in Betrieben Betriebsräte bestehen, haben diese bei den Grundsätzen zum Ideenmanagement (im Betriebsverfassungsrecht „Betriebliches Vorschlagswesen“ genannt) mitzubestimmen. Dabei bezieht sich dieses Mitbestimmungsrecht nicht auf die monetären Aspekte, also ob der Arbeitgeber überhaupt Prämien gewährt und wie hoch der Dotierungsrahmen, die Prämienhöhe und die Maximalprämie sind. Eine Einigung mit dem Betriebsrat muss der Arbeitgeber jedoch im Hinblick auf das Verfahren finden, somit über das Einreichen, die Bearbeitung und die Bewertung der Vorschläge, die entscheidungsbefugten Organe, deren Zusammensetzung und Aufgaben sowie die Grundsätze und Methoden zur Ermittlung des Nutzens bzw. der Prämienbemessung. Diese Regelungen werden regelmäßig in einer Betriebsvereinbarung niedergelegt, die für alle Mitarbeitenden im Betrieb bindend gilt.
// Grundsätzlich sind die lokalen Betriebsräte für die Wahrnehmung der Mitbestimmungsrechte zuständig. Arbeitgeber bevorzugen aber regelmäßig unternehmens- oder konzerneinheitliche Programme. Hierfür können die lokalen Betriebsräte die Wahrnehmung der Mitbestimmungsrechte an den Gesamt- beziehungsweise Konzernbetriebsrat delegieren. Möchte der Arbeitgeber Prämien nur einheitlich im Unternehmen oder Konzern ausschütten, kann er damit selbst die originäre Zuständigkeit des Gesamt- beziehungsweise Konzernbetriebsrats begründen. Nicht erforderlich für ein unternehmens-/konzerneinheitliches Programm ist, dass eine spätere Idee für das gesamte Unternehmen/den Konzern nutzbar ist. Im Gegenteil: Diese Anforderung wäre ein Showstopper, denn Mitarbeitende können die Reichweite der Nutzbarkeit einer Idee häufig nicht einschätzen.
// Prämien können von den Mitarbeitenden eingeklagt werden. Vor Gericht wird dann maßgeblich sein, ob sich das Unternehmen an die selbst gesetzten Kriterien gehalten beziehungsweise eine Bewertungskommission nicht willkürlich, sondern ermessensfehlerfrei entschieden hat.
// Die gesetzliche Vergütung nach dem Arbeitnehmererfindungsgesetz bleibt von solchen Programmen unberührt. Es kann jedoch an geeigneter Stelle geregelt werden, dass die Prämien auf etwaige Vergütungsansprüche aus dem Arbeitnehmererfindungsgesetz und etwaigen anderen Grundlagen angerechnet werden.
Ein modernes und gut gestaltetes Ideenmanagement ermöglicht Unternehmen, verdecktes Potential aufzuspüren und auch mit Blick auf die Nachhaltigkeit nutzbar zu machen.
